19.12.02.01 La preuve écrite – Acte authentique

La PREUVE ÉCRITE est un document contenant des faits, des constatations et parfois même des opinions.

ACTE AUTHENTIQUE

Il faut distinguer l'acte authentique des autres écrits. L'acte authentique est celui qui a été reçu ou attesté par un officier public compétent et selon les formalités requises par la loi.

Les ÉCRITS AUTHENTIQUES font preuve de leur contenu sans qu'il soit nécessaire que l'officier public en témoigne; ce sont, par exemple le :

Certificats de naissance;
Certificats de mariage;
Certificats de décès;
Jugements d'un tribunal comme le Tribunal administratif du Québec (TAQ) ou de la Cour supérieure;
Actes notariés.

AUTRES ÉCRITS

Les AUTRES ÉCRITS diffèrent de l'acte authentique par le fait que le témoignage de leur auteur peut être nécessaire pour établir la preuve de leur contenu. Il s'agit par exemple des :

Différentes déclarations écrites de la clientèle;
Formulaires :
- « Demande de services –- Renseignements généraux » (3003);
- « Annexe 1 – Renseignements relatifs aux études et à l'emploi » (3003-01);
- « Annexe 2 – Demande d'aide financière de dernier recours » (3003-02);
« Déclaration mensuelle » (SR-0007);
« Affirmations/affirmation solennelle » (SR-0057);
Écrits en provenance de l'administration, tels que les :
- notes de l'agente ou de l'agent;
- rapports d'enquêtes.

LA DÉCLARATION

La déclaration donne l'occasion à la personne prestataire ou requérante d'expliquer sa situation.

Il existe 4 types de déclaration :

Spontanée ou aveu;
Verbale;
Écrite non signée;
Écrite et signée.

Toutes ces déclarations sont admissibles en preuve si elles ont été faites LIBREMENT ET VOLONTAIREMENT, sans promesse ni menace.

La déclaration est importante pour :

Recueillir les explications et les justifications fournies par la personne prestataire ou requérante;
Consigner l'ensemble des éléments d'information ou les aveux;
Noter les faits nouveaux qui peuvent constituer de nouvelles pistes à explorer;
Obtenir des éléments de preuve;
Confirmer ou infirmer des renseignements reçus;
Faciliter la compréhension du dossier par l'agente ou l'agent, la ou le chef d'équipe ou le personnel enquêteur;
Responsabiliser la personne prestataire ou requérante par rapport à ce qu'elle dit; - Documenter le dossier en fonction des informations obtenues par la personne prestataire ou requérante;
Conclure un dossier et justifier la décision de l'agente ou de l'agent.

DÉCLARATION VERBALE ET NON SIGNÉE

Une déclaration n'a pas besoin d'être écrite ou signée pour être admissible en preuve, mais celle-ci sera plus difficile à démontrer. Il est important de NOTER clairement et DÉTAILLER le plus possible la déclaration verbale, les circonstances et les raisons qui motivent que la déclaration n'est que verbale ou non signée.

AUTRES DOCUMENTS

Les renseignements provenant d'autres organismes (ex : la SSAQ, la CSST, les institutions financières, etc.) peuvent constituer une preuve tout comme les autres documents qui peuvent se trouver au dossier du client, par exemple les :

Preuves de résidence;
Certificats médicaux;
Permis de conduire, etc.

NOTES AU DOSSIER

Il est important que les notes contenues au dossier soient lisibles, détaillées et le plus exactes possible, surtout lorsqu'elles rapportent des faits dont l'agente ou l'agent est témoin ou une déclaration se rapportant à la conformité réelle du dossier.

De plus, il est très important de ne JAMAIS écrire des notes personnelles sur un document fourni par la personne prestataire ou un tiers, car cela pourrait avoir pour effet d'en diminuer la valeur comme preuve.

Pour plus de renseignements sur les autres types de preuve :

La preuve par l'aveu, se référer à 19.12.2.2;
La preuve par témoin – Ouï-dire, se référer à 19.12.2.3;
La preuve par présomption, se référer à 19.12.2.4.

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