Certification des organismes de bienfaisance

Le Bureau de normalisation du Québec et le ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale présentent la norme sur la gouvernance et les bonnes pratiques de gestion des organismes de bienfaisance.

Toute l’information sur la norme et la procédure de certification est disponible sur le site Internet du Bureau de normalisation du Québec . Dans le document du protocole de certification BNQ 9700-940, vous trouverez un tableau sur les exigences de certification et les éléments à produire par votre organisme.

C’est dans le but de soutenir les organismes qui souhaitent obtenir la certification liée à cette norme que le Secrétariat à l'action communautaire autonome et aux initiatives sociales (SACAIS) propose des outils pouvant répondre aux exigences documentaires de la norme et permettre aux organismes de se les approprier.

Ces outils portent sur la gouvernance et offrent des modèles que vous pourrez adapter à la réalité de votre organisme. Il vous sera aussi possible d'intégrer le contenu de certains outils en un seul document selon les pratiques et volonté de l'organisme. Ces outils vous aideront donc à constituer vos propres références organisationnelles.

Vous trouverez aussi des modèles ou des références sur la gouvernance et les bonnes pratiques de gestion qui sont proposés par d’autres organismes, notamment le Comité sectoriel de Main-d’œuvre, économie sociale et actions communautaire (CSMO-ESAC), le Centre d'action bénévole de Montréal (CABM) et le Réseau de l’action bénévole du Québec (RABQ).

Les documents qui sont exigés dans la norme seront plus acceptables si ceux-ci sont signés par les autorités compétentes ou, dans certains cas, si la date de la réalisation ou de la révision est indiquée (ex. : procès-verbal, politique, procédure, liste, etc.).

Lorsque des explications verbales ou des démonstrations d’applications d’une exigence sont demandées, il est plus facile de faire cette démonstration si l’action est documentée, comme par exemple de démontrer qu’une formation a eu lieu en présentant un registre des présences signé par les personnes présentent.

Le tableau ci-dessous présente des informations exigées pour obtenir la certification et suggère un outil pour faire le lien avec les exigences qui en découlent.

PREUVES DOCUMENTAIRES	OUTILS ET RÉFÉRENCES
4. Exigences générales
4.3 Respect des lois et des règlements	Responsabilité civile et pénale des administrateurs : tableau synoptique
4.4 Mission	CSMO-ÉSAC, Boîte à outils - La gouvernance démocratique p.30
4.5 Code d'éthique	Code d'éthique (, 62 Ko) - Points : avant-propos et 3
4.6 Conflit d'intérêts	Politique de prévention et de règlement des confilts d'intérêts (, 113 Ko) -points : 1.4, 3 et 4 Modèle type de règlements généraux (, 211 Ko) - Article 29
4.7 Confidentialité	Politique de confidentialité (, 121 Ko) - Points 4 à 9 Politique et procédures d'acceptation des dons (, 178 Ko) - points 5.2.1 et 6.1.7
4.8 Traitement des plaintes	Politique de traitement des plaintes (, 152 Ko) - Points : 4, 5, 6.1.6
6. Gouvernance
6.1 Règlements généraux	Modèle type de règlements généraux (, 211 Ko) - Articles 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 18, 19, 23, 31 CSMO-ÉSAC, Boîte à outils – La gouvernance démocratique , p.97
6.2 Assemblée générale annuelle des membres	Modèle type de règlements généraux (, 211 Ko) - Articles 32, 35, 36, 40 CSMO-ÉSAC, Boîte à outils – La gouvernance démocratique , p. 189 + p.240
6.3 Conseil d'administration	Modèle type de règlements généraux (, 211 Ko)- Articles 19, 23, 24, 26, 31, 32 CSMO-ÉSAC, Boîte à outils – La gouvernance démocratique , p.190 + p.273
6.4 Planification stratégique	Planification stratégique (, 97 Ko) - Points : 4 à 8 Plan d'action (, 228 Ko) - Points : 6 à 9
7. Gestion
7.1 Politiques et procédures de gestion	Inventaire des risques de l’organisme (, 191 Ko) - Points : 4.14, 5, 6 et 7.2 Modèle type de règlements généraux (, 211 Ko) - Article 27 Politique et procédures d'acceptation des dons (, 178 Ko) - Points 5.4 et 5.5 Politique financière (, 164 Ko) - Points : 6.1.4, 6.2, 7.1 à 7.4 et 11
7.2 Contrôle des finances	CSMO-ÉSAC, Boîte à outils - La gestion financière
8. Ressources humaines
8.1 Gestion du personnel Non exigé par la norme	CSMO-ÉSAC, Boîte à outils - Gestion des ressources humaines
8.2 Gestion des bénévoles Non exigé par la norme	CABM, Rédiger et mettre en place un Guide de gestion des ressources bénévoles Le coffre à outils
9. Programme de bienfaisance
9.1 Choix des programmes de bienfaisance	CSMO-ÉSAC, Boîte à outils - La gouvernance démocratique p.30
9.2 Évaluation des programmes de bienfaisance	Politique et procédures de gestion des programmes de bienfaisance (, 106 Ko) - Points : 4, 7.3 et 7.4
10. Sollicitation des donateurs et activités de financement
10.1 Politique sur la sollicitation et les donateurs	Politique et procédures d'acceptation des dons (, 178 Ko) - Points : 5.1, 5.2.2 à 5.2.5, 6.1 Politique financière (, 164 Ko) - Point 10
10.2 Activités de financement	Politique et procédures d'acceptation des dons (, 178 Ko) - Points : 7.1 à 7.4