Soutien en appui à la mission globale des CDC et de la TNCDC

• Objectifs spécifiques
• Critères d’admissibilité
• Facteurs d’exclusion au soutien financier
• Documents à joindre lors d’une demande de soutien financier et à titre de reddition de comptes
• Conditions d’utilisations du soutien financier et modalités de versement
• Nature du soutien financier
• Règle de cumul des aides financières publiques
• Maintien du soutien financier annuel et renouvellement des conventions de subvention
• Critères d’analyse de la demande de soutien financier
• Demande d’examen de la décision
• Date limite pour formuler une demande

Objectifs spécifiques

• Reconnaître l’action des CDC et de la TNCDC en favorisant la réalisation d’une mission propre, considérée dans sa globalité;
• Permettre aux CDC et à la TNCDC de déterminer librement leur mission, leurs approches et leur orientations;
• Favoriser la stabilité, la consolidation de leurs activités ou interventions et la réalisation de leur mission;
• Permettre aux CDC et à la TNCDC de fonder leurs interventions sur des besoins de la collectivité, pour ainsi actualiser leur cadre de référence.

Critères d’admissibilité

Pour être admissible à ce programme, la CDC doit :

• être accréditée par la TNCDC;
• œuvrer dans le champ de l’action communautaire;
• répondre aux critères du Cadre de référence en matière d’action communautaire définissant les organismes d’action communautaire autonome;
• avoir une mission principale qui s’inscrit dans les volets d’action des CDC, soit : la concertation, l’information, la formation, les représentations, le soutien aux membres, la consolidation et le développement communautaire, la promotion, le travail en partenariat, le soutien à l’économie sociale et au développement économique communautaire, et la recherche.

De plus, la TNCDC est soutenue dans le cadre de ce programme.

Facteurs d’exclusion au soutien financier

Sont exclus du soutien financier :

• les CDC comptant moins de douze mois d’activité;
• les CDC n’étant plus accréditées par la TNCDC;
• les organismes dont les activités ne s’apparentent pas à l’action communautaire, telles les fondations engagées en priorité dans la collecte et la redistribution de fonds et tout organisme dont la mission ou les activités sont de nature politique partisane, religieuse, syndicale ou professionnelle;
• les demandes visant à combler un déficit cumulé de même que les demandes visant l’acquisition ou la rénovation de biens immobiliers et de véhicules de transport ;
• les organismes inscrits au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA);
• les organismes qui au cours des deux années précédant la demande d’aide financière, on fait défaut de respecter leurs obligations après avoir été dûment mis en demeure en lien avec l’octroi d’une aide financière antérieure par le ministère.

Documents à joindre lors d’une demande de soutien financier et à titre de reddition de comptes

Les documents à joindre au formulaire de demande de soutien financier par les CDC et la TNCDC et exigés annuellement à titre de reddition de comptes pour ce qui concerne le soutien à la mission globale sont les suivants :

• un extrait du procès-verbal démontrant l’adoption d’une résolution du conseil d’administration appuyant la demande et désignant le signataire de la convention de subvention éventuelle avec le MTESS, dûment signée par un membre du conseil d’administration;
• un extrait du procès-verbal démontrant l’adoption d’une résolution du conseil d’administration qui adopte le rapport financier du dernier exercice terminé, dûment signée par un membre du conseil d’administration;-
• un extrait de procès-verbal démontrant l’adoption d’une résolution du conseil d’administration qui adopte le rapport d’activités du dernier exercice terminé, dûment signée par un membre du conseil d’administration;
• une copie des statuts (charte, lettres patentes, acte constitutif), sauf si ce document a déjà été fourni et qu’il n’a pas été amendé depuis;
• une copie des règlements généraux de l’Organisme précisant, sur ce document, la date de leur adoption en assemblée des membres, sauf si ce document a déjà été transmis et qu’il n’a pas été modifié depuis;
• le rapport d’activités du dernier exercice financier complété et adopté par le conseil d’administration. Ce rapport devra minimalement présenter les activités réalisées dans chacun des volets d’action des CDC. Par ailleurs, pour favoriser la participation des membres à la vie associative et démocratique, le rapport d’activités doit minimalement, à défaut d’être adopté, faire l’objet d’une présentation lors de l’assemblée générale annuelle;
• le rapport financier du dernier exercice financier terminé, adopté par le Conseil d’administration dûment signé par une administratrice ou par un administrateur, comprenant des états financiers complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires et le détail des contributions gouvernementales. Ce détail devra inclure les contributions des entités municipales, et distinguer les sommes reçues en appui à la mission globale ou à des activités spécifiques, le cas échéant. Par ailleurs, pour favoriser la participation des membres à la vie associative et démocratique, le rapport financier doit minimalement, à défaut d’être adopté, faire l’objet d’une présentation lors de l’assemblée générale annuelle. Ce rapport doit prendre la forme ;
• d’un rapport de l’auditeur indépendant signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e), lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics), sont équivalentes ou supérieures à 150 000 $;
• d’un rapport de mission d’examen signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e), lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics), sont inférieures à 150 000 $  et équivalentes ou supérieures à 25 000 $;
• d’un rapport de mission de compilation, signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e), lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics), sont inférieures à 25 000 $ ou que malgré l’absence de subventions gouvernementales, l’organisme a reçu des revenus nécessitant une reddition de compte à un bailleur de fonds;

Pour les CDC non déjà financées déposant une demande dans le cadre du programme, le rapport financier selon la forme exigée précédemment devra être transmis seulement si cette demande est acceptée. Toutefois, un formulaire additionnel présentant leur situation financière pour le dernier exercice financier terminé devra être joint au formulaire de demande de soutien financier.

• les prévisions budgétaires pour l’année visée par la demande, incluant le détail des contributions gouvernementales;
• le plan d’action pour l’année visée par la demande;
• la liste des membres du conseil d’administration de l’année visée par la demande;
• le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle qui témoigne, entre autres, du fait que le rapport d’activités et les états financiers ont été présentés ou adoptés. Ce procès-verbal doit être signé par un administrateur;
• tout renseignement jugé nécessaire par le ministère pour la vérification et l’évaluation de l’application des normes.

Conditions d’utilisation du soutien financier et modalités de versement

La CDC qui obtient un soutien financier dans le cadre du programme, de même que la TNCDC, doivent signer une convention de subvention avec le MTESS. Cette convention de subvention précise les obligations et les responsabilités des parties, les modalités de versement du soutien financier ainsi que les documents exigés pour la reddition de comptes.

Le soutien financier versé à un même organisme au cours d’une année financière peut atteindre 400 000 $. Le soutien financier octroyé peut être révisé à chaque année, sur la base des documents à joindre lors d’une demande de soutien financier et à titre de reddition de comptes et des critères d’analyse de la demande de soutien financier. Les conventions de subventions sont d’une durée de trois ans.

Le soutien financier annuel est octroyé en deux versements de 50 %. Les périodes de versements varient en fonction de la fin de l’exercice financier de l’organisme communautaire et sont toujours conditionnels à la satisfaction de la reddition de compte. Les versements du soutien financiers sont effectués selon les modalités suivantes :

Lors de la première année d’une convention de subvention :

• un premier versement, correspondant à 50 % du soutien financier global accordé, est versé dans les 30 jours suivant la signature de la convention de subvention par les parties;
• un second versement, correspondant à 50 % du soutien financier global accordé, est versé à une date déterminée dans la convention de subvention, si cette dernière est respectée par l’organisme.

Lors des autres années d’une convention de subvention :

• deux versements, correspondant chacun à 50 % du soutien financier global accordé, sont versés à des dates déterminées dans la convention de subvention, si cette dernière est respectée par l’organisme.

Nature du soutien financier

Le soutien financier prendra la forme d’un montant forfaitaire accordé sur une base pluriannuelle pour assurer une partie des coûts admissibles relatifs à l’accomplissement de la mission globale de la CDC et de la TNCDC.  Le soutien financier de base est déterminé par le territoire couvert par la mission de l’organisme.

Ces coûts admissibles sont :

• les frais généraux tels que les frais liés à l’utilisation d’un local, les frais liés à la téléphonie ou à l’internet, le matériel de bureau ou lesinfrastructures technologiques;
• les frais salariaux associés à la base du fonctionnement et aux services alternatifs1 de l’organisme;
• les frais rattachés aux volets de la mission sociale des organismes d’action communautaire autonome que sont l’éducation à l’exercice des droits et la défense collective des droits, la vie associative et les activités de concertation et de représentation, le soutien et l’encadrement de l’action bénévole et les frais liés à l’éducation populaire.

Le soutien financier ne peut être utilisé pour combler un déficit accumulé ou pour l’acquisition, la rénovation ou la réparation de biens immobiliers et de véhicules de transport.

Règle de cumul des aides financières publiques

Le soutien financier combiné du gouvernement du Québec (incluant le soutien financier versé dans le cadre du programme), du gouvernement fédéral et des entités municipales ne pourra excéder 100 % des dépenses admissibles. L’organisme doit toutefois apporter une contribution laquelle peut prendre la forme de ressources bénévoles et de contributions non financières.

Aux fins des règles du cumul des aides financières, le terme entités municipales comprend les organismes municipaux au sens de l’article 5 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A. 2.1).

Maintien du soutien financier annuel et renouvellement des conventions

Pour maintenir le soutien financier annuel en appui à la mission globale lors des autres années d’une convention de subvention et pour renouveler cette dernière, il est obligatoire pour la CDC et la TNCDC de :

• présenter au MTESS le formulaire de demande dans les délais requis, accompagné des documents à joindre lors d’une demande de soutien financier et à titre de reddition de comptes.
• continuer à satisfaire aux critères d’admissibilité;
• respecter l’ensemble des clauses inscrites à la convention de subvention (ou à la convention de subvention précédente dans le cas d’un renouvellement).

Le maintien du soutien financier et le renouvellement de la convention de subvention demeurent conditionnels à l’adoption des crédits par l’Assemblée nationale et aux disponibilités financières du programme.

Critères d’analyse de la demande de soutien financier 

Les CDC admissibles et la TNCDC verront leur demande de soutien financier étudiée et analysée en fonction de critères précis présentés ci-après, lesquels s’inscrivent dans le respect du Cadre de référence en matière d’action communautaire.

Les demandes présentées par les CDC seront analysées par le MTESS en fonction des paramètres suivants :

• le rayonnement dans la communauté et les activités réalisées dans les volets d’action des CDC;
• le réalisme des prévisions budgétaires présentées;
• l’actif net non affecté, selon les derniers états financiers, n’étant pas supérieur à 50 % des dépenses totales de l’organisme;
• la saine gestion financière de l’organisme, par exemple : absence d’un déficit et de jugements rendus contre l’organisme;
• les disponibilités financières du programme.

Afin de moduler la hauteur du soutien financier accordé aux CDC admissibles et à la TNCDC, les critères d’appréciation utilisés comprendront :

• l’étendue du territoire couvert, la densité démographique et l’éloignement des centres décisionnels;
• l’équité entre les organismes comparables;
• les démarches faites pour assurer la diversité des contributions financières, les prêts de personnel ainsi que les prêts de ressources matérielles et techniques.

Demande d’examen de la décision

L’organisme jugé non admissible à la suite de la présentation d’une demande de soutien financier peut soumettre une demande d’examen de la décision.

L’organisme qui se voit signifier par le MTESS qu’il ne respecte pas la convention de subvention qu’il a signée à la suite de l’attribution d’un soutien financier peut aussi soumettre une demande d’examen de la décision.

La demande d’examen de la décision doit être formulée par écrit et transmise au MTESS dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la date inscrite sur la lettre de décision.

Pour être traitée, la demande d’examen de la décision doit inclure :

• le nom et les coordonnées de l’organisme;
• le nom, les coordonnées et la fonction du responsable de la demande;
• une résolution du conseil d’administration appuyant la demande, dûment signée par un administrateur;
• le numéro de dossier au MTESS;
• les motifs précis justifiant l’examen de la décision (ces éléments doivent apporter de nouvelles précisions au dossier ou des arguments complémentaires);
• des pièces justificatives additionnelles appuyant les motifs d’examen de la décision;
• une preuve du respect du délai prescrit de 30 jours ouvrables.

L’organisme ne peut en appeler d’une décision rendue dans le cadre d’une demande d’examen de la décision.

Date limite pour formuler une demande

Pour les CDC qui ne sont pas soutenues dans le programme, les demandes de soutien financier accompagnées du formulaire de demande et de tous les documents requis doivent parvenir au MTESS avant la date limite et selon les modalités déterminées chaque année.

Le formulaire de demande du soutien financier doit être rempli et retourné au MTESS, accompagné des documents requis lors du renouvellement d’une convention de subvention et lors des autres années de celle-ci selon les modalités qui y sont prévues.