Programme de soutien financier aux orientations gouvernementales en action communautaire et en action bénévole

• Description du programme et objectifs généraux
• Critères d’admissibilité au programme
• Facteurs d’exclusion au soutien financier
• Documents à joindre lors d’une demande de soutien financier et à titre de reddition de comptes
• Conditions d’utilisation du soutien financier et modalités des versements
• Information concernant le suivi d’une demande de soutien financier
• Demande d’examen de la décision

Description du programme et objectifs généraux

La politique gouvernementale L’action communautaire : une contribution essentielle à l’exercice de la citoyenneté et au développement social du Québec affirme la volonté du gouvernement du Québec de  faire du Fonds d’aide à l’action communautaire autonome un levier important de la reconnaissance et du soutien accordés à l’action communautaire autonome. Ainsi, le gouvernement entend lui faire jouer un rôle de premier plan en matière de soutien à la défense collective des droits.

À cette fin, le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale (MTESS) a élaboré le Programme de soutien financier aux orientations gouvernementales en action communautaire et en action bénévole (programme) dont les objectifs généraux sont les suivants :

• soutenir et consolider le soutien financier aux organismes de défense collective des droits, afin que ceux-ci puissent poursuivre leur mission visant à favoriser la pleine reconnaissance, la pleine application et la défense des droits de la personne;
• soutenir financièrement les regroupements nationaux ayant reçu un mandat formel d’interlocuteur privilégié auprès du ministre responsable des orientations gouvernementales en action communautaire et en action bénévole, pour leur contribution aux travaux conjoints avec le MTESS et leur soutien aux organismes de leur secteur d’activité;
• soutenir financièrement les organismes d’action communautaire présentement financés et sans port d’attache dans l’appareil gouvernemental, afin de favoriser leur participation à l’exercice de la citoyenneté et au développement social. Ce soutien financier est octroyé, lorsque c’est possible, de manière transitoire jusqu’à ce qu’un ministère ou organisme gouvernemental en assume la responsabilité;
• améliorer les connaissances relatives à la mise en œuvre et au fonctionnement de la Politique;
• soutenir les Organismes communautaires relevant des ministères et organismes gouvernementaux dans le cadre d’une entente administrative spécifique.

Le Programme  vise à donner suite aux engagements de la politique gouvernementale. Il se décline en quatre volets :

• Le volet Promotion des droits, quivise à soutenir, par l’entremise du MTESS, les organismes dont la mission unique ou principale est la défense collective des droits.
• Le volet Organismes multisectoriels confiés au MTESS, qui vise à :
  • soutenir les regroupements nationaux ayant reçu un mandat formel d’interlocuteurs privilégiés auprès du ministre responsable des orientations gouvernementales en action communautaire et en action bénévole;
  • soutenir les organismes d’action communautaire présentement financés et sans port d’attache dans l’appareil gouvernemental, et cela, lorsque c’est possible, de manière transitoire jusqu’à ce qu’un ministère ou organisme gouvernemental en assume la responsabilité;
  • confier la gestion à un regroupement national ayant reçu un mandat formel d’interlocuteur privilégié auprès du ministre responsable des orientations gouvernementales en action communautaire et en action bénévole, par subventions soutenant la réalisation d’activités spécifiques, de mesures visant à structurer son secteur d’activité.
• Le volet Recherches et études, qui vise à contribuer à la réalisation des orientations gouvernementales en matière d’action communautaire et d’action bénévole, notamment par des études, recherches et sondages.
• Le volet Soutien à la gouvernance, qui vise à soutenir, de façon ponctuelle, des organismes communautaires financés pour leur mission globale dans le cadre de ce programme, ayant des besoins particuliers en lien avec l’amélioration de leur gestion ou de leur reddition de comptes, et ce, dans le respect des pratiques propres à l’action communautaire autonome.

Les normes de ce programme s’appliquent à compter de leur date d’approbation par le Conseil du trésor. Elles devront être revues au plus tard le 31 mars 2021 pour une nouvelle approbation.

Critères d’admissibilité au programme

Pour être admissible à ce programme, l’organisme doit œuvrer dans le champ de l’action communautaire et répondre à la définition de l’action communautaire1 :

« L’action communautaire est une action collective fondée sur des valeurs de solidarité, de démocratie, d’équité et d’autonomie. Elle s’inscrit essentiellement dans une finalité de développement social et s’incarne dans des organismes qui visent l’amélioration du tissu social et des conditions de vie ainsi que le développement des potentiels individuels et collectifs. Ces organismes apportent une réponse à des besoins exprimés par des citoyennes ou des citoyens qui vivent une situation problématique semblable ou qui partagent un objectif de mieux-être commun. L’action communautaire témoigne d’une capacité d’innovation par les diverses formes d’intervention qu’elle emprunte et se caractérise par un mode organisationnel qui favorise une vie associative axée sur la participation citoyenne et la délibération ».

De plus, pour être qualifié d’organisme communautaire, un organisme doit absolument répondre aux quatre critères suivants 2 :

• être un organisme à but non lucratif 3;
• être enraciné dans la communauté;
• entretenir une vie associative et démocratique;
• être libre de déterminer sa mission, ses approches, ses pratiques et ses orientations.

Par ailleurs, les centres de recherches ou institutions qui œuvrent dans le champ de la recherche et les organismes qui contribuent au développement de l’action communautaire et de l’action bénévole sont admissibles au volet Recherches et études.

Facteurs d’exclusion au soutien financier

Sont exclus du soutien financier :

• les organismes incorporés depuis moins de douze mois;
• les organismes dont les activités ne s’apparentent pas à l’action communautaire, telles les fondations engagées en priorité dans la collecte et la redistribution de fonds et tout organisme dont la mission ou les activités sont de nature politique partisane, religieuse, syndicale ou professionnelle;
• les demandes visant à combler un déficit cumulé de même que les demandes visant l’acquisition ou la rénovation de biens immobiliers et de véhicules de transport.

Documents à joindre lors d’une demande de soutien financier et à titre de reddition de comptes

Pour le soutien financier en appui à la mission globale alloué dans les volets Promotion des droits et Organismes multisectoriels confiés au MTESS, les documents à joindre au formulaire de demande de soutien financier et exigés annuellement à titre de reddition de comptes sont les suivants :

• un extrait du procès-verbal démontrant l’adoption d’une résolution du conseil d’administration appuyant la demande et désignant le signataire de la convention de subvention éventuelle avec le MTESS, dûment signée par un membre du conseil d’administration;
• un extrait du procès-verbal démontrant l’adoption d’une résolution du conseil d’administration qui adopte le rapport financier du dernier exercice terminé, dûment signée par un membre du conseil d’administration;
• un extrait de procès-verbal démontrant l’adoption d’une résolution du conseil d’administration qui adopte le rapport d’activités du dernier exercice terminé, dûment signée par un membre du conseil d’administration;
• une copie des statuts (charte, lettres patentes, acte constitutif) de l’organisme, sauf si ce document a déjà été fourni et qu’il n’a pas été amendé depuis;
• une copie des règlements généraux de l’organisme, sauf si ce document a déjà été transmis au MTESS et qu’il n’a pas été amendé depuis;
• le rapport d’activités du dernier exercice financier complété et adopté par le conseil d’administration. Ce rapport devra minimalement présenter :
• pour les organismes soutenus dans le volet Promotion des droits, les activités réalisées pour chacune des catégories d’activités définissant la défense collective des droits;
• pour les regroupements nationaux ayant reçu un mandat formel d’interlocuteurs privilégiés soutenus dans le volet Organismes multisectoriels confiés au MTESS, les activités réalisées à titre d’interlocuteur privilégié;
• pour les  organismes sans port d’attache dans l’appareil gouvernemental soutenus dans le volet Organismes multisectoriels confiés au MTESS, les activités réalisées dans leur champ d’action.

Par ailleurs, pour favoriser la participation des membres à la vie associative et démocratique, le rapport d’activités doit minimalement, à défaut d’être adopté, faire l’objet d’une présentation lors de l’assemblée générale annuelle;

• le rapport financier du dernier exercice financier terminé, adopté par le conseil d’administration dûment signé par une administratrice ou par un administrateur, comprenant des états financiers complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires et le détail des contributions gouvernementales. Ce détail devra inclure les contributions des entités municipales, et distinguer les sommes reçues en appui à la mission globale, à des activités spécifiques ou à des projets ponctuels, le cas échéant. Par ailleurs, pour favoriser la participation des membres à la vie associative et démocratique, le rapport financier doit minimalement, à défaut d’être adopté, faire l’objet d’une présentation lors de l’assemblée générale annuelle. Pour les organismes recevant un soutien financier dans le cadre du programme, ce rapport doit prendre la forme :
• d’un rapport de l’auditeur indépendant signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e), lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics), sont équivalentes ou supérieures à  150 000 $;
• d’un rapport de mission d’examen signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e), lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics), sont inférieures à 150 000 $  et équivalentes ou supérieures à 25 000 $;
• d’un rapport de mission de compilation, signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e), lorsque les sommes versées par le gouvernement du Québec (ses ministères et organismes publics et parapublics), sont inférieures à 25 000 $ ou que malgré l’absence de subventions gouvernementales, l’Organisme a reçu des revenus nécessitant une reddition de comptes à un bailleur de fonds.

Pour les organismes non déjà financés déposant une demande dans le cadre du programme, le rapport financier selon la forme exigée précédemment devra être transmis seulement si cette demande est acceptée. Toutefois, un formulaire additionnel présentant leur situation financière pour le dernier exercice financier terminé devra être joint au formulaire de demande de soutien financier.

• les prévisions budgétaires pour l’année visée par la demande, incluant le détail des contributions gouvernementales;
• le plan d’action pour l’année visée par la demande;
• la liste des membres du conseil d’administration de l’année visée par la demande;
• le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle qui témoigne, entre autres, du fait que le rapport d’activités et les états financiers ont été présentés ou adoptés. Ce procès-verbal doit être signé par un administrateur.

Pour les subventions soutenant la réalisation d’activités spécifiques ou pour des projets ponctuels, les documents à joindre à la demande et les modalités de reddition de comptes sont présentés dans les volets Organismes multisectoriels confiés au MTESS, Recherches et études et Soutien à la gouvernance.

Pour le soutien financier pour les ententes administratives spécifiques, les documents à joindre à la demande et les modalités de reddition de comptes sont déterminées dans le cadre de l’entente administrative spécifique intervenue avec chaque ministère ou organisme gouvernemental.

Conditions d’utilisation du soutien financier et modalités des versements

L’organisme qui obtient un soutien financier dans le cadre du programme doit signer une convention de subvention avec le MTESS. Cette convention de subvention précise notamment les obligations et les responsabilités des parties, les modalités de versement du soutien financier ainsi que les documents exigés pour la reddition de comptes.

Pour le soutien financier en appui à la mission globale :

Le soutien financier en appui à la mission globale concerne uniquement les volets Promotion des droits et Organismes multisectoriels confiés au MTESS. Le soutien financier versé à un même organisme au cours d’une année financière peut atteindre 400 000 $. Le soutien financier octroyé peut être révisé à chaque année, sur la base des documents exigés en matière de reddition de compte et des critères énoncés au Maintien du soutien financier annuel et renouvellement des conventions de subventions aux sections Promotions des droits et Organismes multisectoriels confiés au MTESS.

Les conventions de subvention sont d’une durée de trois ans.

Le soutien financier annuel est octroyé en deux versements de 50 %. Les périodes de versements varient en fonction de la fin de l’exercice financier de l’organisme communautaire et sont toujours conditionnels à la satisfaction de la reddition de compte. Les versements du soutien financier sont effectués selon les modalités suivantes :

Lors de la première année d’une convention de subvention :

• un premier versement, correspondant à 50 % du soutien financier global accordé, est versé dans les 30 jours suivant la signature de la convention de subvention par les parties;
• un second versement, correspondant à 50 % du soutien financier global accordé, est versé à une date déterminée dans la convention de subvention, si cette dernière est respectée par l’organisme.

Lors des autres années d’une convention de subvention :

• deux versements, correspondant chacun à 50 % du soutien financier global accordé, sont versés à des dates déterminées dans la convention de subvention, si cette dernière est respectée par l’organisme.

Pour les subventions soutenant la réalisation d’activités spécifiques :

Les subventions soutenant la réalisation d’activités spécifiques concernent uniquement les regroupements nationaux ayant reçu un mandat formel d’interlocuteur privilégié financés dans le volet Organismes multisectoriels confiés au MTESS. Le soutien financier versé à un même organisme au cours d’une année financière peut atteindre 400 000 $. De plus, les conventions d’aide financière sont d’une durée maximale de trois ans.

Le MTESS verse, à la signature de la convention de subvention, une première tranche de l’aide financière. Le montant résiduel de l’aide financière est versé selon des modalités et des étapes précisées dans la convention de subvention. Le dernier versement est conditionnel à l’acceptation des documents relatifs à la reddition de comptes exigée par le MTESS.

Pour les subventions à la réalisation de projets ponctuels :

Les subventions à la réalisation de projets ponctuels concernent uniquement les volets Recherches et études et Soutien à la gouvernance. Le soutien financier versé à un même organisme au cours d’une année financière peut atteindre 100 000 $. De plus, les conventions de subvention sont d’une durée maximale de trois ans.

Si le soutien financier est égal ou supérieur à 25 000 $, celui-ci est octroyé en trois versements :

• un premier versement représentant 50 % du montant total accordé est versé à la suite de la signature de la convention de subvention par les parties;
• un deuxième versement de 40 % du montant total est versé en cours de réalisation du projet suivant la réception de tous les documents requis à la convention de subvention;
• un troisième versement de 10 % est octroyé au dépôt du rapport final du projet.

Si le soutien financier est inférieur à 25 000 $, celui-ci est octroyé en deux versements :

• un premier versement représentant 90 % du montant total accordé est versé à la suite de la signature de la convention de subvention par les parties;
• un deuxième versement de 10 % est octroyé au dépôt du rapport final du projet.

Pour le soutien financier pour les ententes administratives spécifiques :

Les modalités de versement sont déterminées dans le cadre de l’entente administrative spécifique intervenue avec chaque ministère ou organisme gouvernemental.

Cumul de subventions à l’intérieur du programme :

Les sommes versées à un organisme provenant du soutien financier en appui à la mission globale, des subventions soutenant la réalisation d’activités spécifiques et des subventions à la réalisation de projets ponctuels peuvent être cumulées jusqu’au maximum de 900 000 $ selon les plafonds de chacun de ces modes.

Information concernant le suivi d’une demande de soutien financier

L’organisme qui est déclaré inadmissible au programme ou à un de ses volets a le droit de connaître les motifs d’une telle décision.

Demande d’examen de la décision

L’organisme jugé non admissible à la suite de la présentation d’une demande de soutien financier en appui à la mission globale peut soumettre une demande d’examen de la décision.

L’organisme qui se voit signifier par le MTESS qu’il ne respecte pas la convention de subvention qu’il a signée à la suite de l’attribution d’un soutien financier en appui à sa mission globale peut aussi soumettre une demande d’examen de la décision.

La demande d’examen de la décision doit être formulée par écrit et transmise au MTESS dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la date inscrite sur la lettre de décision.

Pour être traitée, la demande d’examen de la décision doit inclure

• le nom et les coordonnées de l’organisme;
• le nom, les coordonnées et la fonction du responsable de la demande;
• une résolution du conseil d’administration appuyant la demande, dûment signée par un administrateur;
• le numéro de dossier au MTESS;
• les motifs précis justifiant l’examen de la décision (ces éléments doivent apporter de nouvelles précisions au dossier ou des arguments complémentaires);
• des pièces justificatives additionnelles appuyant les motifs d’examen de la décision;
• une preuve du respect du délai prescrit de 30 jours ouvrables.

L’organisme ne peut en appeler d’une décision rendue dans le cadre d’une demande d’examen de la décision.