Le formulaire de demande soumis par un organisme ou un regroupement d’organismes à but non lucratif doit être accompagné de tous les documents mentionnés ci-dessous.
Seules les demandes contenant tous les éléments requis seront prises en considération.
Les renseignements fournis doivent refléter la situation au moment de la clôture de votre année financière (par exemple : en date du 31 mars, du 30 juin).
Une résolution du conseil d’administration appuyant la demande et désignant le signataire du protocole d’entente éventuel avec le SACAIS, dûment signée par un membre du conseil d’administration;
une résolution du conseil d’administration qui adopte le rapport financier du dernier exercice financier terminé;
une résolution du conseil d’administration qui adopte le rapport d’activité du dernier exercice financier terminé;
une copie des statuts (charte, lettres patentes, acte constitutif) de l’Organisme, sauf si ce document a déjà été fourni et qu’il n’a pas été amendé depuis;
une copie des règlements généraux de l’organisme, sauf si ce document a déjà été transmis au SACAIS et qu’il n’a pas été amendé depuis;
le rapport d’activité du dernier exercice financier terminé et adopté par le conseil d’administration. Par ailleurs, pour favoriser la participation des membres à la vie associative et démocratique, le rapport d’activité doit minimalement, à défaut d’être adopté, faire l’objet d’une présentation lors de l’assemblée générale annuelle;
le rapport financier du dernier exercice financier terminé, adopté par le Conseil d’administration dûment signé par une administratrice ou par un administrateur, comprenant des états financiers complets et conformes aux principes comptables généralement reconnus, c’est-à-dire un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires et le détail des contributions gouvernementales. Par ailleurs, pour favoriser la participation des membres à la vie associative et démocratique, le rapport financier doit minimalement, à défaut d’être adopté, faire l’objet d’une présentation lors de l’assemblée générale annuelle. Ce rapport doit prendre la forme :
d’un rapport de l’auditeur indépendant signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e)*, lorsqu’un organisme cumule 200 000 $ et plus de subventions publiques (gouvernements du Québec, des autres provinces, fédéral et municipaux);
d’un rapport de mission d’examen signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e)*, lorsqu’un organisme cumule de 25 000 $ à 199 999 $ de subventions publiques (gouvernements du Québec, des autres provinces, fédéral et municipaux);
d’un rapport de mission de compilation, signé par un(e) expert(e)-comptable autorisé(e)*, lorsqu’un organisme cumule 24 999 $ et moins de subventions publiques (gouvernements du Québec, des autres provinces, fédéral et municipaux) ou que malgré l’absence de subventions publiques, l’organisme a reçu des revenus nécessitant une reddition de compte à un bailleur de fonds;
d’un rapport financier interne, lorsque l’organisme a des revenus totaux de 24 999 $ et moins, et que ces derniers proviennent de la communauté et n’impliquent pas une reddition de compte à un bailleur de fonds (fondation, municipalité, syndicat, gouvernement, etc.).
les prévisions budgétaires détaillées du projet soumis incluant, notamment, le montant demandé et la justification des coûts (un état détaillé de l’utilisation de la contribution demandée pour le projet) et la contribution prévue des autres bailleurs de fonds du projet, s’il y a lieu;
les prévisions budgétaires pour l’année visée par la demande, incluant le détail des contributions gouvernementales;
le plan d’action pour l’année visée par la demande;
la liste des membres du conseil d’administration de l’année visée par la demande;
le procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle qui atteste, entre autres, du fait que le rapport d’activité et les états financiers ont été présentés ou adoptés. Ce procès-verbal doit être signé par un membre du conseil d’administration.
* Membre détenant un permis de comptabilité publique de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec.
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